POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE UNIVERSO CONSULTORES S.A.S
1. PRESENTACIÓN
Gracias por ingresar a nuestra página web www.univesoconsultores.net. Respetamos su privacidad y su información personal, por eso desarrollamos la presente Política de tratamiento de datos personales que nos compromete con la seguridad de la información de usuarios, candidatos, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general. Con este documento UNIVERSO CONSULTORES S.A.S (en adelante “Universo Consultores”), pretende dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, gracias a la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información.
Con esta política queremos detallar los lineamientos corporativos diseñados para proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.
Universo Consultores en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data solo recolecta Datos Personales cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.
2. DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. PRINCIPIOS
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:
I) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
II) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
III) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
IV) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
V) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
VI) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
VII) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
VIII) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
4. AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de Universo Consultores requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. Al ser responsables del tratamiento de datos personales, Universo Consultores ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
I) Mecanismos para otorgar la autorización
La autorización del Titular se puede presentar en un documento físico, electrónico, de forma escrita, oral o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante mecanismos técnicos o tecnológicos adecuados mediante los cuales se pueda concluir de manera inequívoca que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. Universo Consultores será el encargado de elaborar el formato para la autorización, el cual será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013.
II) Forma para otorgar la autorización
Mediante un procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, así como su derecho para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, poniendo a su disposición diferentes mecanismos. Con esto el Titular podrá tomar decisiones informadas con relación a sus datos personales y controlar el uso de su información personal.
Para proceder a la autorización se presentará al Titular una declaración que informa: quién recopila su información personal, qué recopilará, para qué recoge los datos, cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados y/o informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está obligado a autorizar su tratamiento.
III) Prueba de la autorización
Universo Consultores adoptará las medidas necesarias para mantener registros físicos o a través de medios técnicos o tecnológicos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
5. AVISO DE PRIVACIDAD
Mediante un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, Universo Consultores podrá a disposición del Titular el Aviso de Privacidad para el tratamiento de sus datos personales a más tardar al momento de recolección de los datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
I) Tipos de datos recolectados
Universo Consultores en relación con su ejercicio recolecta los siguientes Datos personales para su base de datos:
a) Nombres y Apellidos
b) Fecha de nacimiento
c) Género
d) Tipo de identificación
e) Número de identificación
f) Dirección de domicilio
g) Municipio
h) Departamento
i) Teléfono domicilio
j) Celular
k) Dirección de correo electrónico
l) Número de hijos
m) Estado civil
n) Ocupación
o) Información suministrada voluntariamente por el usuario
II) Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
Los Datos Personales que recopila Universo Consultores son incluidos en una Base de Datos a la cual tienen acceso el personal de la Compañía en ejercicio de sus funciones, quien se advierte que en ningún caso está autorizado para el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos:
a) Realizar campañas de comunicación, publicidad o mercadeo, relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de nuestros aliados estratégicos o compañías vinculadas.
b) Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios.
c) Implementar programas de fidelización.
d) Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
e) Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo.
f) Adelantar convenios directamente o en asocio con terceros.
g) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el servicio.
h) Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
i) Actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.
j) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
k) Compartir con terceros que colaboran con Universo Consultores y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center, casas de cobranzas o aliados estratégicos.
l) Transmitirlos dentro o fuera de Colombia con terceros que provean servicios tecnológicos, logísticos, administrativos, de distribución, e-mail marketing de contact center y/o cualquier otro servicio que requiera para el buen desarrollo de la prestación del servicio.
m) Soportar los procesos de auditoría de Universo Consultores.
La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Universo Consultores o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.
7. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
I. Procedimientos para la obtención de Datos personales
Los Datos Personales que tiene Universo Consultores incluidos en su Base de Datos son obtenidos por la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.
Estos Datos personales proceden de canales como nuestro sitio web, redes sociales, línea de atención telefónica, correos electrónicos, contratos comerciales y laborales, formatos diligenciados en eventos, encuestas de satisfacción y de servicio y aliados comerciales que también aplican la presente política y que tienen su Política de protección de datos personales de acuerdo a lo requerido por la ley.
Los Datos Personales recolectados por Universo Consultores son almacenados en las bases de datos de la compañía o a través de proveedores especializados con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información.
II. Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la Autorización
El Titular de los datos puede conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la Autorización para el tratamiento de sus Datos personales en el momento que desee previa solicitud a Universo Consultores a través de los siguientes canales:
a) Telefónicamente a través de las líneas de atención
b) Por correo electrónico adjuntando una carta firmada con la solicitud
c) Personalmente o remitiendo solicitud por escrito a las oficinas de Universo Consultores
En cualquier momento que desee el Titular de los Datos Personales puede solicitar a Universo Consultores la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
III. Responsable del tratamiento de datos personales
Razón social: Universo Consultores S.A.S
Nit: 900858667-1
Dirección: Calle 19 #8-34 piso13 oficina 19
Ciudad: Pereira, Risaralda
Teléfono: (6) 3386922
Correo electrónico: info@universoconsultores.net / comunicaciones@universoconsultores.net
Página Web: www.universoconsultores.net
Área responsable: Servicio al cliente
8. DERECHOS DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL
De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
(a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
(b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
(c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
(d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
(e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
(f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
9. DEBERES DE UNIVERSO CONSULTORES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
(a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
(b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
(c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
(d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
(e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
(f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
(g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
(h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
(i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
(j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
(k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
(l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
(m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
(n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
(o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.
10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de Universo Consultores, rige a partir del 30 de Junio de 2015.
Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto o servicio, durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, más el término que establezca la ley.